Utilisez les pièces pertinentes de propriété, de contrôle et d’entité avec les ententes en vigueur.
Distinguer les preuves commerciales et corporatives
Une licence de marque ou une brochure de marketing peut expliquer une collaboration sans établir la relation exigée. Décrivez ce que les documents prouvent réellement et réglez les incohérences entre les descriptions de l’organisation.
Commencez par les documents constitutifs, les registres d’actions, les conventions d’achat, les dispositions relatives au vote, les organigrammes et les documents du conseil qui retracent la propriété ou le contrôle entre la société américaine requérante et l’employeur étranger. Faites concorder ces éléments avec les déclarations fiscales, les pouvoirs bancaires et la preuve que l’organisation admissible fait des affaires comme employeur aux États-Unis et dans au moins un autre pays ou, dans le cas d’un nouveau bureau, avec la preuve que l’organisation étrangère fait des affaires et que le bureau américain est prêt et financièrement en mesure de commencer ses activités; expliquez tout arrangement faisant intervenir un prête-nom, une société de portefeuille ou une modification. Documentez ensuite, au moyen des registres de paie, des dossiers fiscaux et des relevés de voyage, l’année continue admissible à l’étranger de la personne mutée au cours de la période pertinente de trois ans. Les descriptions de fonctions devraient démontrer un travail principalement de gestion ou de direction des deux côtés, le cas échéant. Une présentation de logos prouve le marketing, et non une relation de société mère, de succursale, de filiale ou de société affiliée. Pour un nouveau bureau, rassemblez aussi la preuve des locaux et de la dotation prévue pour la première année; l’approbation initiale est d’un an.
Exemple hypothetique : un fabricant de vitrages de serre du Canton de Hatley propose de muter sa directrice générale vers une société affiliée américaine nouvellement constituée. L’équipe responsable du dépôt découvre qu’un ancien diaporama montre le fondateur comme propriétaire des deux sociétés, tandis que les documents de souscription signés attribuent les actions américaines à la société canadienne. L’équipe devrait utiliser les documents dûment signés et expliquer l’ébauche antérieure au lieu de les confondre sans explication. L’historique de paie de la directrice, son calendrier de voyages, la structure hiérarchique canadienne, le bail américain et le plan d’embauche complètent des parties distinctes de la preuve. Le plafond de sept ans du L-1A devrait aussi figurer dans le calendrier de l’affectation.